Les documents comptables obligatoires utilisés en fin d'exercice

Le bilan comptable prend la forme d’un tableau obligatoire qui compose les comptes annuels de l’entreprise. Il enregistre tous les faits économiques la concernant durant une période.  

Professions libérales exceptées, la loi n’impose pas de date de clôture des exercices comptables, celle-ci peut donc être librement choisie. Cela étant, il est d’usage courant qu’un exercice dure 12 mois et s’étende sur une année civile. Sachez tout de même que le premier exercice comptable n’a pas de durée minimale, mais il ne peut excéder 24 mois.

Pour réaliser ce bilan annuel, l’expert-comptable doit disposer de toutes les pièces comptables justificatives utilisées en cours d’année. Cela peut être les factures d’achats et de vente, les bulletins de paie, les tableaux des amortissements… Pour éviter tout erreur, il est conseillé avant chaque bilan de réaliser un inventaire afin de constater chaque provision pour ainsi reporter tous les montants correspondants dans les journaux du Plan Comptable Général. 

Le bilan, le compte de résultat et l’annexe

A la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise doit établir les éléments de comptabilité générale : le bilan, le compte de résultat, l’annexe, qui sont des états financiers obligatoires.

Le bilan comptable :

Le bilan comptable représente synthétiquement la situation économique et financière de l’entreprise. Il est composé de l’actif et du passif dont il montre la situation finale au moment de la clôture. Il est comme une photo de la santé financière de l’entreprise. C’est donc un document très important, autant pour l’administration que pour les banques ou de probables investisseurs. En effet à partir du bilan comptable, le bilan fiscal est ensuite réalisé pour déterminer le bénéfice imposable.

Sur la base du bilan comptable, il est possible de dresser également un bilan fonctionnel. Cette forme de bilan réordonne les éléments en emplois et ressources, et non en actifs et passifs. Pour faire simple, il permet de mesurer d’où vient l’argent et comment il est utilisé. Avec cet angle d’analyse, l’expert-comptable peut ainsi apprécier la rentabilité globale d’une entreprise en calculant son besoin en fonds de roulement (BFR), ainsi son ratio de rotation entre ses clients, ses fournisseurs, et ses stocks. Très utile pour piloter sur le long terme l’entreprise, le bilan fonctionnel dresse la solidité financière et permet d’évaluer les risques potentiels.

Le bilan concerne les stocks à la clôture, le compte de résultat concerne les flux. Ce dernier, aussi appelé « état de synthèse », est donc plus détaillé : il montre tous les mouvements qui ont pesés (en positif comme en négatif) sur le patrimoine de l’entreprise au cours d’un exercice pour en dégager, au final, les bénéfices ou les pertes.

Le compte de résultat :

Les données les plus importantes du compte de résultat sont : le chiffres d’affaires (dont la variation d’une année sur l’autre est à analyser avec attention), les charges d’exploitation (consommation de matières pour les entreprises de production, frais généraux de fonctionnement, salaires), le résultat d’exploitation (il montre la rentabilité économique des activités de l’entreprise).

L’annexe :

L’annexe comptable, quant à elle, en complément du bilan et du compte de résultat, les éclaire de diverses informations, obligatoires d’une part, et d’autre part dites d’importance significative. On y trouve par exemple des informations sur les crédit-baux, des explications sur les charges à payer, les modalités d’amortissement des primes de remboursement d’emprunts, etc.

Le fichier des écritures comptables (FEC)

Une écriture comptable est l’opération qui enregistre chaque mouvement dans les comptes d’une entreprise. Les flux de nature économiques, commerciales ou financières, sont écrit dans un fichier. Le fichier des écritures comptable (FEC) regroupe un ou plusieurs exercices. En cas de contrôle de l’administration fiscale il est obligatoire, depuis le 1er janvier 2014, de le présenter.

Les sociétés concernées sont celles qui paient l’impôt sur le revenu, catégories BIC, BNC ou BA, et celles qui sont redevables de l’impôt sur les sociétés.

Il contient toutes les écritures comptables de la société, ce qui inclus les numéros de comptes, les dates, les montants, etc. Ces écritures sont à présenter par ordre chronologique.

Les entreprises qui tiennent leur comptabilité par un système informatisé (logiciel de comptabilité, tableaux Excel, …) doivent présenter, sous forme dématérialisée, ce fichier à l’administration dans un délai de 15 jours après en avoir reçu la demande par un avis qui peut concerner un ou plusieurs exercices comptables. Il faut pouvoir prouver l’intangibilité des enregistrements comptables, attention donc à Excel qui ne permet pas de remplir ce critère.

En cas d’avis de présentation de FEC, mieux vaut s’adresser à son expert-comptable pour produire le FEC et s’assurer de sa conformité aux normes légales.

La liasse fiscale

La liasse fiscale regroupe plusieurs documents fiscaux produits par l’entreprise ou son expert-comptable. Cette déclaration fiscale des entreprises est remise à l’administration fiscale lors de la clôture d’un exercice comptable. C’est elle qui permet d’établir et de justifier le montant de l’impôt redevable par l’entreprise. De plus elle fournit les éléments de réponse aux obligations déclaratives exigées par l’administration fiscale.

Elle contient deux parties :

• La déclaration de résultat, qui est variable selon le régime d’imposition
• Les tableaux annexes où figurent les éléments de l’exercice  

Le contenu est allégé en ce qui concerne notamment les annexes à produire si votre entreprise relève du régime simplifié. C’est le cas si votre chiffre d’affaires HT annuel ne dépasse pas 789 000 € pour les activités de livraison de biens ou à consommer sur place, et de fourniture de logement, ou 238 000 € pour les activités de prestations de services. Alors, votre liasse fiscale est simplifiée. Dans le cas contraire, vous dépendrez du régime normal.

Sachez également que votre régime d’imposition va impacter la présentation de la déclaration de résultat dans la liasse fiscale.

• Soumis à l’impôt sur les sociétés (IS), alors le résultat sera au taux réduit de 15% (PME). Le formulaire 2065 est à remplir.
• Soumis à l’impôt sur le revenu (IR), alors le résultat sera au barème progressif de l’IR. Pour les BNC, le formulaire 2035 est à remplir, et pour les BIC il s’agit du 2031.

Et le prévisionnel ? 

Le prévisionnel est une projection anticipée des résultats financiers et des flux de trésorerie pour une période future déterminée, cela permet aux entrepreneurs de mieux anticiper les perspectives économiques de leur entreprise. Il se base sur des hypothèses réalistes et des données historiques ce qui permet une vision claire de l’avenir financier de l’entreprise. Le prévisionnel est souvent requis pour un investissement, des demandes de financement ou pour la création d’entreprise. 

C’est un document qui permet une prise de décisions stratégiques, d’identifier les besoins de financement et d’avoir une gestion financière plus claire et proactive.