Le rôle de la comptabilité pour une entreprise

Même si la tenue comptable est compliquée et nécessite de mandater un expert-comptable, lorsqu’elle est bien réalisée, c’est une véritable mine d’informations pour un dirigeant.

Définition et rôle général de la comptabilité

En se chargeant de dresser les comptes, la comptabilité est avant tout un pilotage stratégique. C’est important d’avoir cette vision. Chaque année, la comptabilité produit à la clôture de son exercice des documents de synthèse obligatoires qui sont les éléments de comptabilité générale. De plus, à tout moment elle est en mesure d’établir des états provisoires qui expliquent la situation financière de l’entreprise. Les partenaires (banquiers, salariés, investisseurs, …) de l’entreprise sont très attentifs à cette situation financière présentée par la comptabilité. Le premier et fondamental rôle de la comptabilité est donc d’être un outil d’informations financières. Cette fonction obligatoire exerce une valeur à la fois financière et juridique.

Dans un document comptable nommé journal, toutes les opérations réalisées par l’entreprise sont saisies. C’est une comptabilité juridiquement obligatoire fondée sur la notion d’exercice comptable annuel. En France la comptabilité est encadrée par la loi et par des principes comptables, des règles et des procédures qu’elle est tenue de respecter. Ce système d’organisation représente un outil qui permet de prendre connaissance du patrimoine d’une entreprise, et d’autre part d’en mesurer périodiquement les performances.

Les documents importants et obligatoirement tenus de la comptabilité générale en cours d’exercice sont :

• le journal
• le grand-livre
• le livre d’inventaire

En fin d’exercice (clôture), sont établis obligatoirement les éléments suivants :

• le bilan
• le compte de résultat
• l’annexe

L’exercice comptable

La période durant laquelle une entreprise enregistre tous les flux financiers la concernant s’appelle l’exercice comptable. Autrement dit, au cours de cette période, l’expert-comptable saisit toutes les écritures comptables liées aux activités de l’entreprise. Si le premier exercice comptable n’a pas de durée minimale, il ne peut toutefois excéder 24 mois.  

À la clôture d’un exercice comptable, l’entreprise est tenue d’établir certains éléments obligatoires de comptabilité générale. Ce sont les états financiers obligatoires : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. La liasse fiscale est également établie lors de la clôture d’un exercice comptable. C’est la déclaration fiscale de l’entreprise qui permet de déterminer et de justifier le montant de l’impôt redevable par l’entreprise : elle est remise à l’administration fiscale.

La loi n’impose pas de date de clôture des exercices comptables, elle est donc au libre choix de l’entreprise (à l’exception des professions libérales). Il est cependant d’usage qu’un exercice dure 12 mois et s’étende sur une année civile.

L’écriture comptable

Elle est la matière fondamentale de la comptabilité. Elle est l’information qui enregistre chaque mouvement dans les comptes. Tous les flux de natures économiques, commerciales ou financières, sont écrits dans un fichier. Chaque écriture comptable présente a minima deux lignes, qui sont chacune ventilées en plusieurs colonnes. Une écriture comptable comprend au moins un débit et un crédit, qui doivent s’équilibrer.  

Les éléments requis sont les suivants :

• date de l’opération
• nature de l’opération
• référence du justificatif
• les comptes imputés
• le montant de l’opération
• le sens de l’opération (débit si emploi, ou crédit si ressource).

Chaque écriture comptable va en effet être justifiée par une pièce justificative sans laquelle cette écriture serait sans fondement. Le lien entre une écriture en comptabilité et le document qui la justifie doit pouvoir être fait par les dirigeants de l’entreprise, par l’expert-comptable, par le commissaire au compte et par l’administration en cas de contrôle.