Défaut de facturation, omission ou inexactitude, quels risques ?

Si vous rencontrez un problème de facturation, qu’il y a une erreur de saisie dans la facture émise, il est impossible de revenir en arrière. Elle ne pourra pas être supprimée et remplacée. Il faudra fournir soit une nouvelle facture rectificative qui remplace la première ou bien une note d’avoir. Voici les sanctions pour une facture non-conforme.

Les sanctions pénales et fiscales

Selon l’article L.144-3 du Code de Commerce, le gérant est considéré comme responsable pénalement en cas de manquement aux mentions obligatoires devant être présentes sur la facture. L’amende peut être de 75 000 € avec une augmentation de 50 % du montant facturé ou qui devait être facturé. En cas de récidive dans les 2 ans suivant le délit, l’amende peut aller jusqu’à 150 000 €.

L’entreprise peut aussi écoper d’une peine identique à celle du gérant (si personne morale) avec une amende de 375 000 € pour le non-respect de la législation qui encadre juridiquement la facturation avec 1 500 000 € en cas de récidive. L’entreprise peut également être exclue des marchés publics durant 5 ans.  Cette exclusion peut concerner l’acheteur professionnel aussi.

En ce qui concerne les sanctions fiscales, elles peuvent prendre deux formes.

1. Les sanctions liées à la TVA : la TVA et son taux doivent être indiqués dans la facture, sinon il n’est pas possible de déduire cette taxe. Si la facture n’est pas complète ou qu’elle est inexacte, cela ne va pas forcément remettre en question la déduction, c’est à l’appréciation de l’administration fiscale.
2. En cas d’omission ou de facture inexacte, il peut y avoir une amende : 15 €/mention manquante ou inexacte (avec un plafond à ¼ du montant facturé). Si c’est un défaut de facturation, l’amende est plus conséquente avec, pour le vendeur, une amende de 50 % des sommes qui n’ont pas été facturées. Cela peut être réduit à 5 % si ce défaut a été compté dans un délai de 30 jours après la notification par l’administration fiscale. L’acheteur peut aussi être condamné à cette amende.

Comment conserver et classer ses factures ?

Une facture peut être fournie en papier ou sous la forme électronique. Il y a des conditions de conservation selon sa forme.

Facture papier

En cas de facture reçue sous format électronique, il faut la conserver sous ce format durant au moins 3 ans. Passé ce délai, vous pouvez ensuite la passer sous format papier. Par contre, vous pouvez sauvegarder votre facture papier sous format électronique.

Pour cela, il faut respecter les articles A102, B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales :

• Pouvoir la reproduire à l’identique en cas de demande de l’administration fiscale ;
• L’enregistrer au format PDF avec signature électronique ou tout autre dispositif permettant de sécuriser le document ;
• Toutes les annotations faites sur la facture papier doivent être ajoutées sur la facture électronique.

Facture sur Tableur

Avant le 1er janvier 2018, il était possible d’établir la facturation sous Excel.  Depuis, le 1er janvier 2018, il est interdit d’utiliser la facturation sous Excel pour plus de conformité, il faut une certification pour les logiciels de caisse.

Une facture sous forme électronique doit être conservée sur un serveur sur le territoire français ou dans un État membre de l’Union européenne ayant les mêmes règles de sécurité d’accès aux données. Si le serveur n’est pas dans ces territoires, l’administration fiscale doit en être informée.

Les logiciels de facturation en ligne

Avoir un logiciel de facturation en ligne peut aider un chef d’entreprise. Cela peut s’avérer un gain de temps et d’argent pour faciliter la comptabilité par exemple d’un auto-entrepreneur.

Mais dès que la déclaration de TVA est annuelle ou alors au moment de calculer certains types d’impôt en fonction du statut de votre entreprise, le logiciel de facturation en ligne montre vite ses limites. Pour ne pas faire d’erreur, il vaut mieux donc se tourner vers un cabinet d’expertise-comptable.

Le classement des factures

Puisque vous devez conserver vos factures, il faut avoir une méthode de classement afin de pouvoir vous y retrouver quand vous établissez votre comptabilité et en cas de contrôle.

Le pré-classement des factures

Quand vous recevez ou que vous éditez des factures, il est possible que vous n’ayez pas le temps de classer vos factures. Le mieux est de faire un pré-classement qui permet de classer plus rapidement ensuite. Pour les factures de vente, vous pouvez les classer immédiatement, à part si vous avez des paiements en attente.

Le classement des factures de vente

Si vous avez un logiciel comptable, il est possible d’automatiser la saisie des factures de vente. Il suffira de les classer au format PDF dans un dossier prévu à cet effet. Dans votre dossier, vous pouvez les classer par numéros de facture, par client (avec la date) ou encore par date d’émission (ou d’échéance). Le principe sera le même pour un classement papier des factures de vente.

Le classement des factures d’achat

Quand vous effectuer un achat, le classement de la facture relative à celui-ci peut se faire de différentes manières :

• En ordre chronologique : par la date d’émission ou de paiement avec un classement mensuel ;
• En ordre numéraire : dans ce cas, il est plus judicieux d’avoir sa propre numérotation et de la coupler avec la numérotation du fournisseur en question. Cela sera plus simple pour suivre les paiements et le budget imputé à ce fournisseur ;
• En ordre de fournisseur et chronologique.

Le classement des factures n’a pas l’obligation de rester le même tout au long de la vie de l’entreprise. Il faut juste faire attention à ne pas le faire en cours de mois. Le mieux est de modifier au début d’un nouvel exercice.