Comment bien gérer son système de facturation

La gestion de la facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. Au-delà de matérialiser la transaction financière liée à une prestation ou une vente, la facture constitue une pièce justificative pour la comptabilité de votre entreprise.

Le devis, un document à ne pas négliger

Le devis est le premier échange avec votre futur client. Il est important de respecter les obligations concernant sa forme et son contenu.

Définition et obligations

C’est un document écrit détaillant les prestations proposées par le professionnel ainsi que leurs prix. Le fournisseur s’engage à ne pas modifier le devis tant que l’acheteur n’a pas décidé de renoncer à son service.

Le devis n’est pas en soi un contrat mais un engagement unilatéral qui ne se transforme en un contrat seulement lorsqu’il a été signé par les deux parties, d’où l’importance de ne pas omettre les mentions obligatoires. Le client ne s’engage contractuellement qu’une fois avoir signé le devis avec la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord ». Une réponse par e-mail attestant de l’acceptation du devis peut également faire foi.

Il est tout à fait possible d’établir un devis gratuit à condition de respecter les différentes règles de base qui régissent l’écriture d’un devis.

En fonction de votre activité, l’obligation d’établir un devis n’est pas la même. Par exemple, pour de la prestation de service, le devis avec signature est obligatoire à partir de 1 500 € alors que pour des travaux, il faudra faire un devis dès 150 €.

En cas de manquement, c’est une amende d’au maximum de 3 000 € (pour une personne physique) et de 15 000 € (pour une personne morale).

Il est obligatoire de mettre les informations suivantes sur vos devis :

• La date du devis avec le nom, l’adresse de l’entreprise et son numéro d’immatriculation ainsi que le nom du client ;

• La date du commencement et la durée des travaux ou de la prestation avec un décompte de chaque mission avec un prix unitaire et la quantité. Il faudra également y mettre le prix de la main-d’œuvre et les frais de déplacement. Pour la prestation de service, si le tarif ne peut être exprimé à l’avance, il faut détailler au maximum le devis pour que le consommateur puisse faire un choix éclairé (Loi Hamon du 17 mars 2014) ;
• Le total à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

Les mentions indiquées ici ne sont pas une liste exhaustive puisqu’en fonction de votre activité, il y a des choses qui diffèrent.

Mentions recommandées

La mention du mode de paiement et de l’échéance est primordiale. Cela vous permettra de pouvoir réclamer votre dû. En cas de retard de paiement, vous pouvez exiger des pénalités de retard.

Si vous avez une micro-entreprise, il faudra indiquer si vous êtes ou non assujetti à la TVA. Si vous êtes non-assujetti à la TVA, alors vous n’avez pas à indiquer de prix TTC.

Pour vous prémunir de toute poursuite, vous pouvez aussi y indiquer le service après-vente ainsi que les garanties.

La facture, la pierre angulaire de votre comptabilité générale

La facture est la preuve qu’un produit ou un service a été vendu entre une entreprise et un autre parti. Contrairement au devis, il y a une obligation de fournir une facture que ce soit pour un particulier ou un professionnel.  

Une facture sert à identifier un débiteur (le client) d’un créancier (une entreprise), le montant dû ainsi que la date de la prestation ou de la vente. La facture engage le débiteur à payer la somme d’ici la date d’échéance indiquée sur la facture.

Il existe deux types de facture :

La facture proforma, plus rare, s’établit dès l’achat pour des raisons pratiques et souvent à la demande du client. C’est en quelque sorte un modèle de brouillon qui va contenir les produits ou service à vendre et les prix. C’est une facture informative qui n’a aucune valeure fiscale, elle doit d’ailleurs porter la mention “Facture proforma”. Ce document provisoire est utilisé dans des cas bien précis pour par exemple dessiner les contours d’une probable transaction ou lors de transactions internationales pour déclarer la valeur de certaines marchandises en douane.

La facture classique, ou facture définitive établie lors de la livraison d’une transaction ou suite à une prestation de service.

Définition et obligations

La facturation classique a plusieurs fonctions :

C’est un justificatif comptable pour faire votre comptabilité. L’administration s’appuiera sur ce document, en cas de contrôle. Elle constitue également une pièce justificative pour la collecte et la déduction de TVA

C’est une preuve juridique qu’un contrat lie deux parties avec un échange d’un bien ou d’un service contre de l’argent ;

Elle indique le montant à payer, aucun des deux parties ne peut revenir dessus.

Il est obligatoire de dresser une facture pour :

• Une prestation de service ou la vente d’un produit entre des entreprises;
• Une vente à distance en intracommunautaire entre une entreprise et un particulier;
• Pour de la livraison aux enchères publiques.

Quand effectuer une facture ?

La facture se dresse au moment de la vente, vous avez jusqu’à la livraison de la marchandise pour transmettre la facture. Pour la prestation de service, il faut que le travail soit achevé. Un flottement de 15 jours est accordé en cas de nécessité.

Quelles informations mettre sur sa facture ?

En lisant la facture, il faut pouvoir retrouver les informations suivantes :

• L’identité de l’entreprise et de son gérant, les coordonnées du client ;
• Le numéro de la facture : il n’y a pas de réel encadrement de la numérotation des factures à part le fait que chaque facture a un numéro différent et qu’il ne doit y avoir aucun trou ;
• La date de facturation ainsi que la date de vente ou de prestation (si celle-ci diffère de la date de facturation) ;
• Il faut indiquer toutes les informations liées à la TVA : les numéros d’identification de l’entreprise et du client (en cas de professionnel) ainsi que le taux applicable ;
• La dénomination du bien ou du service de façon précise comme pour le devis avec les rabais (s’il y en a) ;
• La date, le délai et les pénalités de retard: si votre client est professionnel, il y a un forfait de 40 € supplémentaires;
• Les références juridiques en cas d’exonération ou de régime particulier.

Le temps de conservation diffère entre la législation fiscale qui exige une conservation de 6 ans au moins et le code du commerce qui exige 10 ans de conservation.  Dans le cadre de factures papier, il est possible de les numériser et il faut les garder durant 6 années.